Há 30 anos no mercado odontológico, a FGM Dental Group construiu sua trajetória com forte presença no segmento de clareadores odontológicos, em que ocupa a liderança da categoria, e também expandiu sua atuação para o mercado de implantes, no qual está presente há cerca de uma década.
Por trás de uma operação desse porte, existe uma rotina financeira que precisa acompanhar o crescimento do negócio. E foi justamente em uma dessas rotinas que a FGM Dental Group identificou uma oportunidade importante de melhoria: a conciliação dos recebimentos de cartões.
O processo fazia parte do dia a dia da equipe, mas exigia tempo e muitas conferências manuais. A equipe precisava trabalhar com planilhas, consultar os sites das operadoras e conferir as informações antes de concluir a conciliação.
O resultado era uma atividade que consumia de duas a três horas todos os dias.
“Era um processo muito manual. A gente precisava entrar nos sites das operadoras, fazer as conferências e trabalhar com planilhas. Além do tempo que isso consumia, acabava impactando outras atividades do financeiro.”
Adriana Eleutério | Contas a Receber, FGM Dental Group
Adriana conhece bem essa operação. Ela está há 19 anos na FGM Dental Group, sendo responsável pelo Contas a Receber. Também acompanhou de perto a evolução dos processos da empresa e participou da implementação do sistema de gestão desde o início.
Por isso, a necessidade não era simplesmente encontrar uma ferramenta para fazer a conciliação. Era encontrar uma forma de tornar o processo mais rápido sem criar uma nova complexidade para a equipe.
Uma parceria que já vinha sendo construída
A FGM Dental Group já tinha uma história com a MakeValue. A parceria começou em 2021 e, ao longo dos anos, a empresa passou a utilizar diferentes recursos da plataforma para apoiar seus processos financeiros.
Essa experiência teve um papel importante na decisão de avançar com a conciliação de cartões.
Um dos pontos valorizados pela equipe da FGM Dental Group é a autonomia proporcionada pela ferramenta. A possibilidade de trabalhar e fazer ajustes sem depender constantemente da área de TI tornou a adoção de novas soluções mais natural.
“Uma coisa que faz diferença para nós é a autonomia que a ferramenta proporciona. A gente não fica dependendo o tempo todo de TI para conseguir fazer ajustes. E, quando precisamos da MakeValue, temos o apoio dos analistas.”
Adriana Eleutério | Contas a Receber, FGM Dental Group
Para a FGM Dental Group, essa combinação entre autonomia e suporte próximo acabou se tornando um diferencial importante na evolução dos projetos.
Uma implantação tranquila, com foco no que realmente precisava mudar
A implantação não exigiu uma grande mudança técnica. O principal desafio estava em adaptar alguns processos internos da FGM Dental Group para aproveitar melhor a nova forma de trabalhar.
A experiência foi considerada tranquila pela equipe, especialmente pela proximidade entre os profissionais envolvidos no projeto.
Adriana também destaca a atuação da consultora Érica Silveira, que participou diretamente da implementação.
“A implantação foi muito tranquila. Tivemos alguns ajustes nos nossos processos internos, mas nada complicado. A Érica conseguiu entender o que a gente precisava e traduzir muito bem a parte técnica para a nossa realidade.”
Adriana Eleutério | Contas a Receber, FGM Dental Group
Esse entendimento do processo foi importante para que a ferramenta fosse realmente incorporada à rotina da equipe.
De 2 ou 3 horas para menos de 30 minutos
Foi na rotina que a mudança ficou mais evidente.
O processo que antes podia ocupar duas a três horas do dia passou a ser concluído em menos de 30 minutos.
Com isso, a equipe conseguiu antecipar a conciliação bancária para o início da manhã, sem precisar esperar que todo o processo relacionado aos cartões fosse finalizado manualmente.
O ganho de tempo também ajudou a equipe a manter sua produtividade mesmo diante de mudanças na estrutura do setor.
O que mudou na prática
Antes: 2 a 3 horas por dia dedicadas ao processo.
Depois: menos de 30 minutos.
Antes: planilhas e consultas aos sites das operadoras.
Depois: processo automatizado e muito menos dependente de conferências manuais.
Antes: pendências que poderiam impactar o fluxo de caixa.
Depois: conciliação bancária disponível logo no início do dia.
“Hoje conseguimos fazer a conciliação bancária no primeiro horário da manhã. Não precisamos mais ficar esperando a questão dos cartões para fechar esse processo. Isso fez muita diferença na nossa rotina.”
Adriana Eleutério | Contas a Receber, FGM Dental Group
O tempo que antes ficava preso em uma atividade operacional passou a estar disponível para outras demandas do financeiro.
Mais confiança nas informações
A automação também trouxe uma mudança importante para a qualidade das informações.
Sem a necessidade de realizar tantas consultas manuais, a equipe passou a ter mais segurança para trabalhar com os dados de vendas e recebimentos. A rotina de conferência ficou mais organizada e o acesso às informações para eventuais verificações ficou mais simples.
A organização das informações também facilita o trabalho em auditorias e conferências, já que a equipe não precisa mais recorrer constantemente aos sites das operadoras para localizar e validar os dados.
“Hoje temos muito mais segurança nas informações. Antes, quando precisávamos conferir alguma coisa, era necessário voltar aos sites das operadoras e fazer toda aquela busca. Agora o processo está muito mais organizado.”
Adriana Eleutério | Contas a Receber, FGM Dental Group
A mudança trouxe tranquilidade para uma operação que precisa lidar diariamente com um grande volume de informações e, ao mesmo tempo, manter controle sobre cada recebimento.
O próximo passo já está no radar
Para a FGM Dental Group, a conciliação de cartões não encerra a evolução do processo. Pelo contrário, representa mais uma etapa de uma parceria que vem sendo construída desde 2021.
A empresa já planeja avançar com a conciliação de cartões também para a operação com a Getnet, ampliando os ganhos obtidos com a automação.
“O mais importante é que existe uma parceria. Quando aparece uma necessidade nova, conseguimos conversar, entender o que precisa ser feito e evoluir o processo. Isso facilita muito a adoção de novas melhorias.”
Adriana Eleutério | Contas a Receber, FGM Dental Group
A experiência da FGM Dental Group mostra que a transformação de um processo financeiro pode começar por uma dor bastante concreta: algumas horas gastas todos os dias em uma atividade manual.
Neste caso, a mudança significou reduzir um processo de até três horas para menos de 30 minutos, dar mais agilidade à conciliação bancária e aumentar a confiança nas informações utilizadas pela equipe.
A mudança foi além da redução de tempo: o processo passou a fazer parte de uma rotina muito mais fluida, com mais autonomia para a equipe e menos dependência de tarefas manuais.
Esse resultado também é fruto de uma parceria construída ao longo do tempo. Desde 2021, FGM Dental Group e MakeValue trabalham juntas na evolução dos processos financeiros, unindo conhecimento do negócio, tecnologia e proximidade entre as equipes.
E, para a FGM Dental Group, essa evolução continua, com novos processos já no radar e a parceria acompanhando cada próxima etapa.
