Sobre a Ambiental
A Ambiental atua no segmento de saneamento e limpeza urbana, com operações em mais de 100 municípios, principalmente nas regiões oeste e litorânea de Santa Catarina. A empresa participa de concessões e licitações com órgãos públicos, administrando uma operação que exige controle e acompanhamento rigorosos de seus contratos.
Nesse contexto, a gestão dos contratos de arrendamentos enquadrados no IFRS 16 representa uma atividade relevante para a área contábil. A carteira da empresa contempla cerca de 120 contratos relacionados a locações de móveis, máquinas, equipamentos e veículos.
Foi justamente nesse processo que a Ambiental identificou uma oportunidade de reduzir o trabalho manual, aumentar a segurança das informações e ganhar velocidade no fechamento contábil.
O desafio: controlar cerca de 120 contratos manualmente
Antes da implementação do MakeValue IFRS 16 Cloud, o controle dos contratos era realizado integralmente por meio de planilhas de Excel. A estrutura, distribuída em diferentes abas e com diversos cálculos, exigia um acompanhamento cuidadoso e consumia cerca de dois dias de trabalho para realizar o controle de todas as empresas.
Além do tempo envolvido, o modelo manual aumentava a possibilidade de erros e divergências, especialmente em situações que exigiam novos cálculos, como alterações e aditivos contratuais.
O cenário se tornava ainda mais desafiador diante do prazo de fechamento contábil, que precisa ser concluído em até cinco dias úteis.
“O alto volume de informações e a complexidade das planilhas tornavam o processo demorado e dependente de conferências manuais. Isso aumentava o risco de erros nos cálculos e exigia atenção constante para garantir a confiabilidade das informações.”
Natália Cercal, Analista contábil, Ambiental Limpeza Urbana e Saneamento
A busca por uma alternativa começou após um benchmarking realizado pela equipe da Ambiental com uma empresa que já utilizava a solução da MakeValue. A partir dessa experiência, a equipe passou a avaliar uma ferramenta que pudesse automatizar os cálculos e, ao mesmo tempo, tornar o processo mais simples para a operação.
Por que a Ambiental escolheu a MakeValue
Na avaliação da equipe, funcionalidade e facilidade de utilização foram fatores importantes para a decisão.
Mais do que automatizar uma etapa específica, a Ambiental buscava uma ferramenta que pudesse ser incorporada à rotina da equipe sem criar uma nova camada de complexidade. A interface intuitiva e a possibilidade de organizar o processo em um ambiente estruturado foram pontos considerados relevantes.
A experiência de outros clientes também contribuiu para a decisão, permitindo que a equipe conhecesse na prática como a solução poderia ser aplicada à rotina contábil.
Implantação em 35 dias
Um dos destaques do projeto foi a velocidade da implementação.
A implantação completa levou aproximadamente um mês, incluindo o cadastro dos contratos, homologação e acompanhamento do primeiro fechamento.
Na etapa inicial, três profissionais da Ambiental participaram diretamente do cadastro dos contratos. Em vez de partir imediatamente para uma importação em massa, a orientação foi realizar os primeiros cadastros manualmente. O objetivo era permitir que a equipe entendesse a lógica da ferramenta e se familiarizasse com o novo processo.
Durante esse período, as equipes mantiveram uma rotina próxima de acompanhamento. Além de uma reunião presencial inicial, foram realizadas reuniões diárias com o consultor responsável pelo projeto.
Esse acompanhamento próximo ajudou a equipe a avançar rapidamente até a autonomia.
“O acompanhamento durante a implantação foi muito importante. Tivemos contato diário, conseguimos tirar as dúvidas rapidamente e entender o funcionamento da ferramenta na prática.”
Letícia Borges, Coordenadora de Contabilidade, Ambiental Limpeza Urbana e Saneamento
No segundo fechamento, a dinâmica já havia mudado. A equipe conseguiu executar o processo de forma tranquila e sem necessidade de suporte adicional.
De dois dias para duas horas
A mudança mais evidente aconteceu no tempo necessário para realizar o controle dos contratos.
Antes da implementação, o processo consumia aproximadamente dois dias de trabalho de todo o grupo de empresas. Com a automatização, esse tempo passou para cerca de duas horas.
Isso representa uma redução de aproximadamente 84% no tempo operacional dedicado ao processo.
Além do ganho de produtividade, a ferramenta passou a automatizar cálculos que anteriormente precisavam ser realizados manualmente, inclusive em situações envolvendo aditivos contratuais.
O resultado foi percebido diretamente no fechamento contábil. No mês anterior à entrevista, a Ambiental conseguiu concluir o fechamento dentro do prazo do quinto dia útil, utilizando o ganho operacional obtido para direcionar o tempo da equipe a análises mais estratégicas.
“O que antes levava dois dias passou a ser feito em aproximadamente duas horas. A diferença na rotina é muito grande, principalmente porque conseguimos trabalhar dentro do prazo do fechamento com mais tranquilidade.”
Natália Cercal, Analista Contábil, Ambiental Limpeza Urbana e Saneamento
Outro indicador relevante foi a ausência de erros ou divergências identificados após a implementação.
Criação de uma nova dinâmica de trabalho
A implementação também trouxe impactos para além da redução do tempo operacional.
Durante o projeto, as trocas com o consultor da MakeValue e as experiências compartilhadas a partir de outros clientes contribuíram para discussões internas sobre o enquadramento dos processos e sua relação com as normas contábeis.
Assim, a implantação não ficou restrita à adoção de uma ferramenta. O projeto também estimulou a equipe a revisar processos, alinhar entendimentos e estabelecer uma rotina mais estruturada para o controle dos contratos.
“As conversas durante o projeto também ajudaram a equipe a discutir internamente alguns entendimentos e a olhar para o processo de uma forma mais estruturada.”
Letícia Borges, Coordenadora de Contabilidade, Ambiental Limpeza Urbana e Saneamento
Um projeto curto, com autonomia rápida
Em aproximadamente um mês, a Ambiental passou de um processo com base em planilhas e cálculos manuais para uma operação automatizada e estruturada no MakeValue IFRS 16 Cloud.
A equipe participou ativamente da implantação, acompanhou o primeiro fechamento com suporte próximo e alcançou autonomia já no segundo ciclo.
Os resultados mostram o impacto dessa mudança: o tempo de controle caiu de dois dias para duas horas, o fechamento passou a ser realizado dentro do prazo e não foram identificados erros ou divergências no processo.
A experiência também abriu espaço para novos planos. A Ambiental avalia levar os aprendizados para outras áreas e estudar a utilização da ferramenta em outros departamentos, buscando ampliar a centralização e a organização dos sistemas internos.
“A implantação foi rápida e conseguimos assumir o processo com autonomia em pouco tempo. Agora, a ideia é aproveitar essa experiência e avaliar onde mais podemos aplicar esse tipo de organização dentro da empresa.”
Letícia Borges, Coordenadora de Contabilidade, Ambiental Limpeza Urbana e Saneamento
Para a MakeValue, o projeto reforça o papel da tecnologia como instrumento para transformar processos financeiros e contábeis sem tornar a operação mais complexa. No caso da Ambiental, a combinação entre uma implantação objetiva, acompanhamento próximo e automação resultou em uma rotina mais ágil, estruturada e preparada para os próximos ciclos de crescimento.
