O cliente
A Magnum Tires atua nacionalmente na distribuição de pneus e integra um grupo formado por 14 empresas, com 90 filiais. A matriz, localizada em Recife, concentra as operações financeiras e o backoffice que dão suporte a toda a estrutura do grupo.
Com uma operação predominantemente B2B, a empresa trabalha com diferentes modalidades de recebimento, incluindo cartões, parceiros e títulos. Nesse cenário, os boletos representam entre 78% e 80% do volume total da operação, tornando a gestão da cobrança uma atividade central para o negócio.
A complexidade aumenta pela necessidade de operar com cerca de 10 instituições financeiras, cada uma com diferentes configurações, parametrizações e particularidades.
“A operação é bastante complexa. Uma hora estamos no banco A, outra no banco B, outra no banco C, e cada instituição tem suas próprias configurações. Quando acontece algum erro ou uma desconfiguração, o volume de trabalho e retrabalho passa a ser grande.”
Rodrigo Albuquerque, Gerente Financeiro da Magnum Tires
O desafio: uma operação bancária complexa e altamente manual
Antes da implementação da MakeValue, o registro dos boletos dependia de uma sequência de atividades manuais.
A equipe precisava gerar os arquivos de remessa, importar as informações nos bancos e aguardar o acatamento das instituições financeiras para que os títulos fossem registrados. Em alguns casos, esse processo levava um ou dois dias.
Além da espera, havia o trabalho de conferência. Depois do envio da remessa, a equipe precisava verificar quais títulos haviam sido aceitos, identificar rejeições e realizar manualmente os tratamentos necessários. Como cada banco trabalhava de uma maneira diferente, a rotina exigia acompanhamento constante.
Para uma equipe de cinco pessoas, o impacto era significativo. Cada integrante dedicava aproximadamente duas horas por dia ao registro dos títulos, aos retornos bancários e à confirmação dos pagamentos.
“A gente tinha bastante atividade operacional no registro, no retorno e nessa rotina de acompanhamento. Era um processo que exigia muita atenção da equipe e que hoje melhorou bastante.”
Izabela Priscila Gomes de Oliveira, Analista Financeiro Pleno Magnum Tires
O problema também chegava à ponta comercial. Quando um cliente queria antecipar um pagamento, por exemplo, era necessário aguardar o registro do boleto. Caso houvesse uma rejeição, o tratamento poderia ficar para o dia seguinte.
Em uma operação na qual o recebimento está diretamente relacionado à liberação de crédito e à continuidade das vendas, cada etapa adicional representava mais tempo e mais dependência de intervenção manual.
A busca por uma alternativa
A necessidade de reduzir o esforço operacional e o retrabalho levou a Magnum a buscar novas alternativas de integração bancária.
A aproximação com a MakeValue começou, inicialmente, por uma discussão relacionada ao módulo de Tesouraria. Durante as conversas, porém, a equipe identificou que a MakeValue também poderia atender a uma necessidade mais imediata da operação: a automação da cobrança por meio de APIs.
A descoberta mudou o direcionamento do projeto.
A Magnum já pesquisava alternativas para integração interbancária e encontrou na estrutura de cobrança da MakeValue uma possibilidade de conectar sua operação aos diferentes bancos, reduzindo etapas manuais e dando mais velocidade ao registro dos títulos.
“A gente estava pesquisando outros meios de integração interbancária e foi quando encontramos a API. A princípio, estávamos conversando sobre outra solução, mas percebemos que a MakeValue também trabalhava com cobrança. Foi aí que as duas necessidades se encontraram.”
Rodrigo Albuquerque, Gerente Financeiro da Magnum Tires
Uma automação adaptada ao modelo da Magnum
A implementação trouxe um desafio adicional: a operação da Magnum possui particularidades que precisavam ser preservadas.
A empresa trabalha com um modelo em que o boleto é impresso imediatamente no momento da venda, antes mesmo de seu registro bancário. Por isso, simplesmente automatizar o processo não seria suficiente. Era necessário adaptar o backoffice sem alterar a experiência na ponta comercial.
As equipes da Magnum e da MakeValue trabalharam conjuntamente para ajustar o fluxo, respeitando a modelagem específica do negócio.
“Nosso modelo de negócio é um pouco diferente do que o mercado habitualmente trabalha. A gente emite o boleto impresso no ato da venda, antes mesmo de ele ser registrado. O desafio foi adequar o backoffice à nossa modelagem sem impactar a ponta comercial.”
Rodrigo Albuquerque, Gerente Financeiro da Magnum Tires
Esse processo exigiu ajustes e acompanhamento próximo durante a implantação, até que o novo fluxo estivesse adequado à realidade da Magnum.
Do processo manual ao registro automático
Com a implementação da MakeValue, o registro dos boletos passou a acontecer de forma automática.
Em vez de gerar e transmitir manualmente as remessas e aguardar o processamento dos bancos, a equipe passou a acompanhar o processo de forma muito mais simples, conferindo se as informações foram processadas corretamente.
O tempo dedicado à atividade caiu de aproximadamente duas horas por pessoa para cerca de cinco minutos.
Na prática, uma tarefa que consumia uma parte significativa da rotina de uma equipe de cinco pessoas deixou de ser uma atividade operacional recorrente.
“A gente não leva mais esse tempo porque o processo é automático. Só fazemos a conferência para verificar se tudo subiu corretamente. Em cerca de cinco minutos está tudo feito.”
Izabela Priscila Gomes de Oliveira, Analista Financeiro Pleno Magnum Tires
A mudança alterou a própria natureza da atuação da equipe.
“O ganho foi sair daquele cenário de operacionalizar muito para uma atuação mais analítica nos processos. Passamos a conseguir olhar para outros problemas e situações dentro do Contas a Receber que antes não recebiam a devida atenção.”
Izabela Priscila Gomes de Oliveira, Analista Financeiro Pleno Magnum Tires
Mais agilidade para crédito e comercial
Os efeitos da automação não ficaram restritos ao Contas a Receber.
A identificação mais rápida dos pagamentos passou a impactar diretamente as áreas de crédito e comercial. Em bancos que oferecem liquidação em D0, o pagamento identificado permite a liberação imediata do limite de crédito, possibilitando que o cliente realize novas compras sem depender de uma intervenção manual.
Antes, em determinadas situações, vendedores precisavam enviar comprovantes de pagamento para que a equipe financeira pudesse fazer a liberação manual do crédito e permitir um novo faturamento.
Com a automação e a liquidação em D0, esse fluxo deixou de ser necessário nesses bancos.
“Quando o banco dá o sinal no D0, o título já está liberado e abre o limite de crédito para o cliente. Antes, o pessoal precisava mandar o comprovante para a gente fazer a liberação manual. Hoje, nos bancos que têm liquidação em D0, isso deixou de existir.”
Rodrigo Albuquerque, Gerente Financeiro da Magnum Tires
O ganho foi percebido também pela área comercial. Segundo Rodrigo, vendedores e representantes passaram a reconhecer a agilidade do novo processo e a própria equipe comercial passou a questionar quando a mesma experiência poderia ser estendida aos demais bancos.
A limitação, nesse caso, está relacionada à tecnologia disponível em cada instituição financeira, e não ao processo desenvolvido pela Magnum.
Automação que alcança outras etapas da cobrança
A transformação também avançou para outras atividades do ciclo de cobrança.
Um exemplo é o processo realizado após o 28º dia de um boleto. Antes, a equipe precisava acessar o banco e realizar manualmente o cancelamento do título. Com a automação, essa etapa passou a ser executada de acordo com a lógica definida para o processo.
O resultado é menos uma tarefa operacional para a equipe e menor dependência de intervenções manuais ao longo da cobrança.
Assim, os ganhos do projeto se distribuíram entre diferentes áreas: Contas a Receber, Crédito, Cobrança e Comercial.
Uma equipe mais analítica e uma operação mais eficiente
A redução do trabalho manual trouxe uma mudança importante para o time financeiro.
Ao retirar da rotina atividades repetitivas de registro, retorno e conferência, a equipe passou a ter mais disponibilidade para analisar informações, acompanhar situações específicas e atuar sobre problemas que antes acabavam ficando em segundo plano.
“A gente tinha muitas atividades manuais e hoje elas são muito menos presentes na rotina. Isso é um ganho gigantesco para a equipe e para a empresa.”
Izabela Priscila Gomes de Oliveira, Analista Financeiro Pleno Magnum Tires
Esse é um dos principais resultados do projeto: a tecnologia não apenas acelerou uma tarefa, mas permitiu que o tempo da equipe fosse direcionado para atividades de maior valor para a operação.
Parceria e suporte durante a implantação
A adaptação da automação ao modelo específico da Magnum exigiu proximidade entre as equipes.
Durante a implantação, a MakeValue acompanhou os ajustes necessários, apoiando a equipe na resolução de dúvidas e ocorrências até a estabilização do processo.
Para a Magnum, a disponibilidade do time de implantação e suporte foi um dos pontos importantes da experiência.
“Durante o projeto, a gente conversava bastante para fazer os ajustes necessários. Depois que o processo estabilizou, naturalmente passamos a conversar menos. Isso é um bom sinal, porque significa que a operação está funcionando.”
Rodrigo Albuquerque, Gerente Financeiro da Magnum Tires
Resultados que vão além da automação
A experiência da Magnum Tires mostra como a automação de uma etapa financeira pode gerar impactos em toda a operação.
O registro de boletos, que antes consumia aproximadamente duas horas por pessoa por dia, passou a exigir cerca de cinco minutos de conferência. A equipe ganhou produtividade, reduziu atividades manuais e passou a dedicar mais tempo à análise dos processos.
Ao mesmo tempo, a identificação mais rápida dos pagamentos trouxe reflexos para crédito e comercial, especialmente nas operações com liquidação D0.
Principais resultados do projeto:
- Redução do tempo de registro de aproximadamente 2 horas para 5 minutos;
- Automação do registro e processamento das cobranças;
- Redução do trabalho manual e do retrabalho com remessas;
- Menor necessidade de conferência operacional dos retornos bancários;
- Automação de etapas da baixa e cancelamento de boletos;
- Maior agilidade na identificação dos pagamentos;
- Liberação mais rápida de crédito e limites para novas vendas;
- Mais produtividade para uma equipe de cinco pessoas;
- Maior disponibilidade do time para atividades analíticas;
- Adequação da automação às particularidades do modelo de negócio da Magnum.
Uma operação preparada para evoluir
Ao automatizar uma das etapas mais recorrentes de sua operação financeira, a Magnum Tires conseguiu reduzir o esforço manual, acelerar a cobrança e ampliar os impactos positivos da tecnologia para outras áreas do negócio.
Em uma operação com 14 empresas, 90 filiais e cerca de 10 bancos, o desafio está em conectar diferentes estruturas, respeitar particularidades do negócio e criar processos que funcionem de forma consistente no dia a dia.
Nesse processo, a MakeValue atuou ao lado da Magnum na construção e adaptação da automação, acompanhando os desafios da implantação e contribuindo para que a tecnologia se encaixasse na operação existente.
“Hoje a gente consegue olhar para outras situações dentro do Contas a Receber que antes não conseguíamos dar a devida atenção. Esse ganho de tempo e de produtividade para a equipe acaba trazendo um resultado muito maior para a empresa.”
Izabela Priscila Gomes de Oliveira, Analista Financeiro Pleno Magnum Tires
A evolução alcançada abre espaço para novos avanços, especialmente em monitoramento, visibilidade e gestão preventiva das integrações bancárias. Para a Magnum, a automação deixou de ser apenas uma forma de executar mais rápido uma atividade operacional e passou a fazer parte de uma estrutura financeira mais ágil, analítica e preparada para acompanhar o crescimento do negócio.
“A tecnologia trouxe um ganho muito grande para a equipe e para a empresa. E o mais importante foi conseguir adaptar a ferramenta à nossa realidade, sem alterar a operação na ponta.”
Rodrigo Albuquerque, Gerente Financeiro da Magnum Tires
A parceria entre a Magnum Tires e a MakeValue transformou uma rotina marcada por atividades manuais em um processo mais ágil e eficiente. Com a automação, a equipe ganhou tempo para atuar de forma mais analítica, enquanto áreas como Crédito e Comercial passaram a contar com mais agilidade na identificação dos recebimentos.
